Если вы решили использовать переписку в качестве доказательства возникновения, изменения или прекращения договорных отношений, исполнения или нарушения каких-либо обязательств, необходимо учитывать как минимум два обстоятельства:

• возможность нотариального заверения переписки
• относимость данного доказательства к предмету спора

Допустимость иных способов фиксации переписки пока оставим за скобками. С этим разберемся позднее.

В части 2 статьи 434 Гражданского кодекса РФ определено, что электронным документом, передаваемым по каналам связи, позволяющими достоверно установить, что документ исходит от стороны по договору, признается информация, подготовленная, отправленная, полученная или хранимая с помощью электронных, магнитных, оптических либо аналогичных средств, включая обмен информацией в электронной форме и электронную почту.

Однако, чаще всего суды не принимают простые распечатки электронных писем в качестве надлежащего доказательства по своей инициативе, либо по инициативе другой стороны спора.

Так например, в арбитражном деле №А14-3679/2014 Истец представил в качестве доказательства направления претензии в отношении работ, выполненных по договору подряда, распечатанную из электронной почты копию письма, цифровой диск DVD-RW с сохраненным электронным письмом, цветным изображением принтскрина экрана с изображением открытого электронного письма, а также само письмо от Ответчика в формате .pdf в цветном изображении. В ответ на это Ответчик заявил о фальсификации Истцом данного доказательства. Истец возражал против исключения соответствующего письма из числа доказательства, в обоснование чего ему пришлось заверить электронную переписку, включая вложение нотариально.

Ответчик попытался возразить относительно законности заверения переписки, ссылаясь на наличие по его мнению процессуальных нарушений при составлении нотариального протокола, выразившееся в заверении переписки после принятия судом дела к рассмотрению. Однако этот довод был отвергнут судом в виду следующего:

В силу статьи 102 Основ законодательства Российской Федерации о нотариате, утв. ВС РФ 11.02.1993 № 4462-1 по просьбе заинтересованных лиц нотариус обеспечивает доказательства, необходимые в случае возникновения дела в суде или административном органе, если имеются основания полагать, что представление доказательств впоследствии станет невозможным или затруднительным.

При этом часть вторая статьи 102 Основ устанавливающая, что нотариус не обеспечивает доказательств по делу, которое в момент обращения заинтересованных лиц к нотариусу находится в производстве суда или административного органа, - утратила силу с 1 января 2015 года (Федеральный закон от 29.12.2014 № 457-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации»).

Важные аспекты заверения сообщений электронной почты, которые надо знать практикующему юристу

Если вы пользуетесь почтовым клиентом (Microsoft Outlook, Mailbird, eM Client, Claws Mail, Zimbra Desktop, TouchMail, Thunderbird, The Bat! и др.) настраивайте сбор почты таким образом, чтобы ваши письма не удалялись с почтового сервера и к ним всегда имелся удаленный доступ через веб-интерфейс.

Локальное хранение электронных писем на вашем компьютере или мобильном устройстве существенно затруднит возможность заверения такой переписки, поскольку такая переписка уже не является информацией в сети Интернет.

Возможно вам и удастся заверить такую переписку у нотариуса, но уже скорее в рамках осмотра вещественного доказательства (ноутбука или мобильного устройства), а значит с обязательным извещением о месте и времени совершения данного нотариального действия вашего оппонента по спору, так как в отличие от информации размещенной в сети Интернет, заверение такого доказательства не относится к случаям, не терпящим отлагательства. Вне всякого сомнения это сложнее, дольше и дороже.

При заверении переписки возможно сохранение и заверение вложенных файлов как на бумажном, так и на электронном носителе. На электронный носитель целесообразно записывать и заверять объемные файлы или файлы в формате, требующем наличия специального программного обеспечения, отсутствующего у нотариуса (например файлы *.dws, *.dwt, *.dxf - программа autoCAD, *.cdr - программа Corel Draw и т.п.)

Многие почтовые сервисы в пользовательских интерфейсах используют сокращенные имена получателя и отправителя писем, имена в виде логина пользователя, или имена, указанные самими пользователями, при этом почтовые адреса скрываются. В этом случае рекомендуем при фиксации (заверении) переписки обращать внимание нотариуса и дополнительно осматривать всплывающие окна (или иные элементы интерфейса) с дополнительной информацией о получателе/отправителе, содержащие адреса электронных почтовых ящиков участников переписки.

В противном случае может потребоваться сбор дополнительных доказательств для подтверждения относимости данной переписки к предмету и участникам спора, поскольку довольно часто логин или имя пользователя не соответствует реальному имени пользователя.

Следует понимать, что в ходе обеспечения доказательств нотариус не проводит исследований или экспертиз, не делает каких-либо выводов, не устанавливает и не идентифицирует участников переписки.

Что касается идентификации отправителя и получателя сообщения электронной почты, то в отсутствие электронной цифровой подписи соответствующего участника переписки, техническая возможность прямой идентификации пользователя невозможна, поскольку сами почтовые сервисы не производят идентификацию владельцев электронных почтовых ящиков.

Вместе с тем, идентификация отправителя и получателя возможна за пределами нотариального действия, например путем направления адвокатского или судебного запроса лицу, администрирующему почтовый сервис об IP адресе (адресах), используемых пользователем или номере телефона пользователя, осуществившего регистрацию электронного почтового ящика, в случае, если при регистрации электронной почты происходила процедура верификации телефонного номера такого пользователя.

Обстоятельства которые помогут облегчить идентификацию участника электронной переписки и разрешить вопрос ее относимости к текущему или возможному спору:

• указание электронного почтового адреса в договоре, заключенном между сторонами
• указание электронного адреса самим лицом в документах, представленных в материалы данного или иного дела
• наличие предшествующей переписки между сторонами по тем же адресам
• указание электронного почтового адреса стороны переписки на его сайте, визитках, фирменных бланках, иных документа, исходящих от этого лица
• указание электронной почты в различных справочниках, и справочных системах и рекламе в том числе размещенных в сети интернет
• указание электронной почты в качестве контактной информации на официальных государственных ресурсах (торговые площадки, ЕГРЮЛ, Реестры РОСПАТЕНТа)
• ведение деловой переписки с того же электронного почтового ящика с иными лицами

Обстоятельства, подлежащие оценке, для определения наличия или отсутствия полномочий на обмен юридически значимыми сообщениями у лица, ведущего переписку:

• указание на соответствующие полномочия лица в подписанных сторонами документах (договоре или дополнительных соглашениях к нему)
• наличие предшествующей переписки не оспариваемой сторонами по схожим вопросам, свидетельствующей о сложившейся между сторонами деловой практике решения договорных вопросов путем обмена электронными сообщениями
• указание на должность или соответствующие полномочия лица в самой переписке
• вложение в переписку документов, дающих основание полагать, что у лица их направившего, имеются необходимые полномочия (сканы документов с реквизитами контрагента, сканы договора или приложений к нему, подписанные полномочным лицом, или иные документы, исходящие от полномочного лица или содержащие сведения, располагать которыми при нормальном гражданском обороте имеет возможность только полномочное лицо) Договоры и приложения к ним, письма, акты сверок, балансы, налоговая отчетность, учредительные или иные внутренние документы лица, платежные поручения, накладные, счета-фактуры и пр.

В зависимости от предмета спора и конкретных обстоятельств, важное значение для победы может иметь установление взаимности электронной переписки. Взаимность переписки может быть подтверждена исследованием служебных заголовков электронного письма, где например с высокой степенью достоверности можно сделать технически обоснованный вывод о том, что исследуемое письмо является ответом на ранее полученное письмо.

@Daddy_Lawyer